Vom chaotischen Workflow zum vertrauenswürdigen Produktivsystem.From messy workflow to trusted production system.
Die Rolle verlangt zwei Arten von Urteilsvermögen, die selten in einer Person zusammenkommen: die kaufmännische Welt (welcher Ablauf lohnt sich, was ist er wert) und die technische (kann ein Agent das über den bestehenden Systemen, und wie beweist man es). Der FDE übersetzt Geschäftsverständnis in laufende Software. Jede Phase endet mit einem Gate. Ohne bestandenes Gate keine nächste Phase.The role requires two kinds of judgement that rarely exist in one person: the commercial (which workflow is worth it, what is it worth) and the technical (can an agent do it over the existing systems, and how do you prove it). The FDE turns business understanding into working software. Every phase ends with a gate. No passed gate, no next phase.
Zuerst verstehen, wie die Arbeit wirklich gemacht wird.First, understand how the work is really done.
Der dokumentierte Prozess ist selten der echte Prozess. Beispiel Eingangsrechnungen: „Rechnung kommt, wird geprüft, wird gebucht" – dahinter stecken Portal-Links statt Anhänge, Fremdwährung und Reverse Charge, Gutschriften, Mahnungen, drei Postfächer und eine Kollegin, die weiß, welcher Lieferant immer falsch adressiert. Das Audit sammelt Kontext, erhebt Befunde vor Ort und erstellt eine Operating Map: Ist, Soll, Grenzen, Wert in Euro.The documented process is rarely the real process. Example, incoming invoices: "invoice arrives, is checked, is booked" – behind it are portal links instead of attachments, foreign currency and reverse charge, credit notes, reminders, three mailboxes and a colleague who knows which supplier always addresses things wrongly. The audit collects context, traces findings on site and produces an operating map: current, future, boundaries, value in euros.
| FeldField | Beispiel Eingangsrechnungen (illustrativ)Example incoming invoices (illustrative) |
|---|---|
| VolumenVolume | ca. 400 Belege/Monat, 5 Lieferantenportaleapprox. 400 vouchers/month, 5 supplier portals |
| Ist-AufwandCurrent effort | ca. 6 Min./Beleg inkl. Nachfragen → ~40 h/Monatapprox. 6 min/voucher incl. queries → ~40 h/month |
| GrenzenBoundaries | Keine Buchung ohne Freigabe; Fremdwährung immer an MenschNo posting without approval; foreign currency always to a human |
| WertValue | Bandbreite statt Punktwert, hergeleitet aus Ist-Aufwand × StundensatzA range rather than a point value, derived from effort × hourly rate |
Entscheiden, was automatisiert wird – und was nicht.Decide what gets automated – and what does not.
Pro Schritt im auditierten Workflow eine Regel: Vorhersehbare, immer gleiche Regeln → deterministische Software. Klares Ziel, variabler Weg → Agent. Ermessen, Haftung, nicht umkehrbar → Mensch. In meiner Governmental Architecture entspricht das drei festen Ebenen: System 1 (deterministische Regeln), System 2 (erklärendes Sprachmodell mit typisierter Ausgabe) und der Mensch mit Halt-Funktion. Priorisiert werden lange, volumenstarke Workflows, bei denen die Verbesserung groß genug ist, um zu zählen.One rule per step in the audited workflow: predictable, always identical rules → deterministic software. Clear goal, variable path → agent. Judgement, liability, irreversible → human. In my Governmental Architecture this maps to three fixed layers: System 1 (deterministic rules), System 2 (explaining language model with typed output) and the human with a stop function. Priority goes to long, high-volume workflows where the improvement is big enough to matter.
Ein Lauf, Ende zu Ende – über den bestehenden Systemen.One run, end to end – over the existing systems.
Der Agent bekommt Werkzeuge (Postfach lesen, Buchhaltung schreiben – zunächst nur lesend), Guardrails, Gedächtnis und einen hash-verketteten Audit-Trail. Ein echter Fall wird vollständig durchlaufen, jeder Schritt protokolliert. Erst dann wird verbreitert.The agent gets tools (read mailbox, write to accounting – read-only at first), guardrails, memory and a hash-chained audit trail. One real case runs through completely, every step logged. Only then is it widened.
Aus Nichtdeterminismus wird Evidenz.Turning non-determinism into evidence.
Jeder Fall bekommt eine erwartete Antwort von einem Fachexperten (Golden Dataset – echte Fälle plus Angriffsfälle). Jeder Lauf wird dagegen bewertet, Fehler werden mit Beleg aufbewahrt und kategorisiert. Betriebsregeln werden vor dem Betrieb festgelegt: unter welcher Konfidenz eskaliert wird, welche Aktionen immer an einen Menschen gehen, was ein Lauf kosten darf.Every case gets an expected answer from a domain expert (golden dataset – real cases plus attack cases). Every run is graded against it, failures are kept with evidence and categorised. Operating rules are set before operation: below which confidence to escalate, which actions always reach a person, what a run may cost.
Es muss im Betrieb funktionieren.It has to work inside the business.
An das Bestehende anschließen statt ablösen. In einer Sandbox in Ihrer Infrastruktur testen. Autonomie schrittweise erhöhen: mit der kleinsten nützlichen Aktion beginnen und mehr Befugnis erst geben, wenn das System sich in der Eval-Runde bewährt hat. Mit dem Deployment übernimmt Software operative Verantwortung – deshalb Rechte, Monitoring, Rollback und ein monatlicher Eval-Lauf.Integrate with what exists instead of replacing it. Test in a sandbox inside your infrastructure. Increase autonomy gradually: start with the smallest useful action and grant more authority only after the system proves itself in an eval round. With deployment, software starts carrying operational responsibility – hence permissions, monitoring, rollback and a monthly eval run.
Drei Stufen, jede endet mit Ihrer Entscheidung.Three stages, each ends with your decision.
| StufeStage | DauerDuration | ErgebnisResult | Gate |
|---|---|---|---|
| FDE-Audit | 2 Wochen, Festpreisweeks, fixed price | Operating Map, ein Use Case mit Business Case, KI-VO-ErsteinstufungOperating map, one use case with business case, initial AI Act classification | Sie entscheiden, ob gebaut wirdYou decide whether to build |
| Pilot | 4–6 Wochenweeks | Agent in Ihrer Sandbox, Golden Dataset, Eval-Bericht, Freigabe jeder AktionAgent in your sandbox, golden dataset, eval report, approval of every action | Bestehensquote und Eskalationsregeln akzeptiertPass rate and escalation rules accepted |
| Produktiv & BetriebProduction & run | monatlichmonthly | Integration, Rechte, Monitoring, Rollback, monatlicher Eval-Lauf, Kosten pro VorgangIntegration, permissions, monitoring, rollback, monthly eval run, cost per case | Mehr Autonomie nur nach bestandener Eval-RundeMore autonomy only after a passed eval round |
Zusatz: KI-Verordnungs-Check für Agenten – technische Ersteinstufung (Anhang III), menschliche Aufsicht (Art. 14), entscheidungsbezogene Protokollierung; abgeleitet aus meiner veröffentlichten Governmental Architecture. Keine Rechtsberatung. Als Beispiel gekennzeichnete Werte sind illustrativ, keine Kundendaten.Add-on: EU AI Act check for agents – initial technical classification (Annex III), human oversight (Art. 14), decision-level logging; derived from my published Governmental Architecture. Not legal advice. Values marked as examples are illustrative, not client data.